Eine Gästeliste anzulegen dauert zehn Minuten. Eine anzulegen, die auch dann noch trägt, wenn um halb zwölf vierhundert Leute gleichzeitig ankommen, dauert genauso lange — man muss nur vier Entscheidungen vorher treffen statt mittendrin.
Schritt 1: Leg fest, wer eintragen darf
Das ist die Entscheidung, die am meisten Ärger spart. Drei Modelle sind üblich:
- Nur du. Sauber und langsam. Funktioniert, solange die Namen über einen Kanal reinkommen.
- Ein Team mit Zugriff. Schneller, aber du brauchst eine Regel, wer bei Doppeleinträgen gewinnt.
- Gäste tragen sich selbst ein. Du gibst einen Link raus, die Gäste füllen ihre Daten aus. Das ist der einzige Weg, bei dem der Aufwand nicht mit der Gästezahl wächst.
Wenn Promoter beteiligt sind, brauchst du zusätzlich pro Promoter einen eigenen Link. Sonst kannst du später nicht sagen, wer wen gebracht hat — und die Abrechnung wird zur Verhandlungssache.
Schritt 2: Entscheide, wie Gäste sich ausweisen
An der Tür muss jemand feststellen, ob die Person vor ihm auf der Liste steht. Der Name allein reicht dafür nur, solange niemand einen Anreiz hat, ihn zu kennen.
Ein persönlicher, einmalig gültiger Code löst zwei Probleme auf einmal: er lässt sich nicht raten, und ein zweiter Scan fällt sofort auf. Das ist der Unterschied zwischen „steht auf der Liste" und „war noch nicht drin".
Schritt 3: Setz die Kapazität, die du wirklich hast
Nicht die Raumkapazität — die Zahl, ab der du niemanden mehr reinlassen willst. Die liegt darunter, weil du Puffer für Gäste ohne Liste, Künstler, Crew und Nachzügler brauchst.
Und plane mit der No-Show-Quote. Bei Gästelisten kommen erfahrungsgemäß zwanzig bis vierzig Prozent der Eingetragenen nicht. Wer exakt auf Kapazität eintragen lässt, hat einen halbleeren Laden; wer blind überbucht, hat einen Konflikt an der Tür. Die Zahl, die du dafür brauchst, ist deine eigene aus den letzten Events — nicht die Faustregel.
Schritt 4: Klär, wie die Tür die Liste liest
Eine Liste, die nur du öffnen kannst, ist am Abend keine Liste. Vor der ersten Tür sollten drei Dinge geklärt sein: auf welchen Geräten sie liegt, was passiert, wenn das Netz wegbricht, und wer nachträgt, wenn jemand doch reindarf.
Der Offline-Fall ist der, der am häufigsten übersehen wird. Details dazu stehen in der Anleitung zur Einlasskontrolle.
Die Kurzfassung
- Eintragsweg festlegen — und pro Promoter einen eigenen Link
- Einmalige Codes statt reinem Namensabgleich
- Kapazität unterhalb der Raumgrenze setzen, No-Shows einkalkulieren
- Liste auf den Türgeräten, offline lauffähig, ein Weg für Nachträge
Wenn du das nicht selbst zusammenbauen willst: EventSync bringt Eintragslinks, Promoter- Zuordnung, einmalige Codes und den Offline-Scanner mit.