Keine Rechtsberatung. Dieser Text ordnet die Fragen, die in der Praxis immer wieder auftauchen. Für eine verbindliche Einschätzung deines konkreten Falls brauchst du jemanden mit Zulassung.
Eine Gästeliste ist eine Sammlung personenbezogener Daten: Name, oft eine Mailadresse oder Handynummer, dazu die Information, dass diese Person an einem bestimmten Abend an einem bestimmten Ort war. Das Letzte ist der Teil, den die meisten unterschätzen — eine Besuchshistorie sagt mehr über einen Menschen aus als sein Name.
1. Warum darfst du die Daten überhaupt haben?
Für den Einlass selbst ist die Sache meist unkompliziert: Der Gast trägt sich ein, um reinzukommen — die Verarbeitung dient genau diesem Zweck. Schwieriger wird es bei allem danach: Newsletter, Wiedereinladungen, Segmente. Das ist ein anderer Zweck und braucht eine eigene Grundlage, in der Regel eine Einwilligung, die der Gast bewusst gibt.
Praktisch heißt das: die Checkbox für „Ich möchte über kommende Events informiert werden" gehört getrennt vom Eintrag in die Gästeliste und darf nicht vorangekreuzt sein.
2. Wie viel brauchst du wirklich?
Die häufigste Fehlerquelle ist nicht Böswilligkeit, sondern Gewohnheit: Felder, die im Formular stehen, weil sie immer schon dastanden. Geburtsdatum, volle Adresse, Instagram-Handle.
Geh dein Eintragsformular einmal Feld für Feld durch und frag: Was passiert an der Tür, wenn das fehlt? Wenn die Antwort „nichts" ist, kann das Feld weg. Das reduziert nicht nur dein Risiko, es erhöht auch die Abschlussquote beim Eintragen.
3. Wie lange behältst du sie?
„Für immer" ist keine Aufbewahrungsfrist. Du brauchst eine Frist, die zum Zweck passt, und danach muss gelöscht werden — automatisch, nicht wenn jemand daran denkt.
Sinnvoll ist, zwischen den Datenarten zu trennen: Die Check-in-Daten eines einzelnen Abends brauchst du nach der Abrechnung nicht mehr in Rohform. Eine aggregierte Statistik ohne Personenbezug kannst du dagegen behalten, so lange du willst.
4. Wer hat Zugriff — und in welcher Rolle?
Das ist die Frage, die bei Clubs am häufigsten offen bleibt. Wenn ein externer Promoter die volle Gästeliste sehen kann, gibst du personenbezogene Daten an einen Dritten weiter. Ob das zulässig ist und wer dann wofür verantwortlich ist, hängt an der Konstruktion.
Der praktisch sicherste Weg ist, den Zugriff zu begrenzen: Ein Promoter sieht seine eigenen Eintragungen und deren Zahl, nicht die Liste des ganzen Abends. Für die Abrechnung reicht das vollständig, wie in Promoter fair abrechnen beschrieben.
Wenn ein Gast Löschung verlangt
- Er muss das formlos können — eine Mailadresse reicht als Kanal
- Die Löschung muss auch Backups und Exporte erreichen, nicht nur die Live-Liste
- Bereits erfolgte Check-ins darfst du in aggregierter, nicht personenbezogener Form behalten
- Antworte innerhalb eines Monats, auch wenn die Antwort „erledigt" lautet
EventSync trennt Promoter-Zugriff von der Gesamtliste und unterstützt Löschanfragen über alle Events hinweg. Die vertraglichen Unterlagen — AV-Vertrag und Unterauftragsverarbeiter — findest du direkt auf der Website.