„Kostenlos" ist bei Gästelisten-Tools kein Lockangebot mit Haken, sondern meistens eine ehrliche Rechnung: Ein kleiner Laden mit hundert Gästen im Monat kostet einen Anbieter fast nichts. Es lohnt sich trotzdem zu wissen, gegen welche Wand du läufst — und ungefähr wann.
Die vier Grenzen, in der Reihenfolge, in der sie kommen
1. Die Gästezahl
Die offensichtlichste und meistens die späteste. Die Grenze liegt bei den meisten Anbietern irgendwo zwischen 100 und 500 Gästen pro Monat. Wenn du zwei Abende im Monat mit je 150 Leuten machst, bist du schneller dran, als die Zahl klingt.
2. Die Türgeräte
Kommt fast immer zuerst, und überrascht die meisten. Viele kostenlose Pläne erlauben genau ein scannendes Gerät. Das ist der Punkt, an dem die Rechnung aus der Türplanung zuschlägt: Eine Spur schafft bei 5 Sekunden pro Gast rund 720 Gäste pro Stunde — theoretisch. Praktisch willst du ab etwa 200 Gästen eine zweite Spur, sonst steht die Schlange.
3. Die Team-Zugänge
Sobald Promoter eigene Zugänge brauchen, endet der kostenlose Plan meistens. Das ist gleichzeitig der Punkt, an dem du Promoter-Zuordnung überhaupt erst sauber machen kannst — siehe Promoter fair abrechnen.
4. Die Historie
Die leiseste Grenze. Kostenlose Pläne halten Daten oft nur für ein paar Monate oder zeigen keine Auswertung über Events hinweg. Du merkst es erst, wenn du wissen willst, wer schon dreimal da war — und die Antwort nicht mehr existiert. Warum das zählt, steht in Gästemanagement über Events hinweg.
Woran du merkst, dass du dran bist
- Die Schlange draußen wird länger, obwohl genug Personal da ist
- Du legst Gäste außerhalb des Tools an, weil das Limit erreicht ist
- Promoter schicken dir Namen, statt sie selbst einzutragen
- Du kannst eine Frage über den letzten Monat nicht beantworten
Bei EventSync ist der kostenlose Einstieg dafür gedacht, dass du einen echten Abend damit fährst — nicht nur eine Demo klickst.